财务中心-信用解冻流程优化项目

日期:2018-10-08 / 人气: / 来源:www.biglss.com

  一、定义阶段

  1.项目背景

  · 《信用管理制度》规定,对于超信用出库应严格控制,未经审批不得出库;

  · 审批流程在OA中完成。

  2.问题描述

  · 无纸化审批;

  · 每个流程需要7-8个审批节点;

  · 对于着急发货,但不满足信用条件的订单,无法及时出库。

  · 业务员提出“信用解冻流程”审批节点过多、速度较慢,超过业务员预计解冻时间,导致发货时间滞后。
医药物流中心信用解冻问题

  3.指标定义

  · Y的定义

  Y=信用解冻平均耗时

  Y1=销售部(纯销)信用解冻平均耗时

  Y2=药品分销部信用解冻平均耗时

  Y3=疫苗部信用解冻平均耗时

  · 指标计算

  √  起点:业务员提交信用解冻申请;

  √  终点:审批流结束并归档(含非工作日时间)

  4.项目范围

  · 涉及部门:销售部(纯销)、药品分销部、疫苗部、财务部,总经办;

  · 涉及流程: OA中“信用解冻审批流程”。

  5.项目目标及收益

  · 项目目标

  √  梳理和优化现有信用解冻审批流程;

  √  分析和寻找解冻耗时的原因;

  √  缩短信用解冻平均时间。
医药物流中心信用解冻目标

  · 项目收益

  √  风险可控前提下,缩短下订单时间节

  √  尽早发货

  √  提高客户满意度

  二、测量阶段

  1.各部门超信用解冻笔数统计
各部门超信用解冻笔数统计

  2.各节点平均耗时统计

  · 销售部(纯销)
销售部各节点平均耗时统计

  · 疫苗部
疫苗部各节点平均耗时统计

  · 药品分销部
药品分销部各节点平均耗时统计

  3.重复审批订单与总超信用订单数量对比图

  · 重复审批订单:因为同一超信用原因而大量特批出库的订单;

  · 重复审批订单数量占比=当月同一原因特批的订单数量/当月特批总订单数量。
重复审批订单与总超信用订单数量对比图

  三、分析阶段

  1.重复审批

  · 因为发票金额限制,单笔订单金额必须小于等于117万,导致拆单;

  · 在一期间内,因同一超信用原因而大量多次特批发货的订单。

  2.审批不及时

  · 审批人员外出办公或开会,未授权;

  · 审批人员长时间未关注审批,导致审批滞后。

  3.审批节点多

  · 每笔流程需要经过7或8个审批节点;

  · 仅对“总经理”处节点做了分流。

  四、改进阶段

  1.重复审批——提前申请临时额度和账期

  √  增加新的流程:“客户临时额度及账期申请流程”;

  √  大量发货前申请;

  √  逐级审批;

  √  在一定期间内增加临时额度及账期;

  √  到期后自动恢复原额度和原账期;

  √  跟踪回款承诺时间。
提前申请临时额度和账期
  2.审批节点多——风险可控的前提下适度授权

  √  按风险级别细分客户等级;

  √  审批权限的授权;

  √  风险点的控制。
风险可控的前提下适度授权

  √  总经理节点优化前后对比:
总经理节点优化前后对比

  √  主管副总及财务总监节点优化前后对比:
主管副总及财务总监节点优化前后对比
  3.审批不及时——缩短每个审批节点的审批时间

  √  及时授权;

  √  增加超时提醒功能:短信提醒、邮件提醒、抄上级领导;

  √  整理各部门节点耗时情况,并下发。
缩短每个审批节点的审批时间

  五、控制阶段

  · 改善效果

  改善措施自2014年11月1日起开始实施,故选取14年11月—15年1月信用解冻数据,改善后效果如下:
医药物流中心信用解冻流程优化效果
  · 标准化——《信用管理制度》

  √  增加临时额度及临时账期的管理

  √  审批流程及权限的调整

  √  客户等级划分的调整

作者:博革咨询


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