10个月打造金牌班组系列 3.5

3.5  具备时间管理的观念

3.5.1 时间管理矩阵的定义

时间管理理论：把时间按照紧迫性和重要性分成ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。（如图）

图3-X 时间管理优先矩阵

时间管理矩阵重要性：与目标有关的活动，凡是有价值的有利于组织和个人目标实现的就是中要的事。时间管理矩阵紧急性：是指必须立即处理的事，急迫之事通常都显而易见，拖延不得；也可能较讨好、有趣却不一定很重要。

A类事件紧急又重要，如：有限期的计划、管理危机、安全事故、客户投诉等；B类事件不紧急但很重要，如：公司战略形成、建立新型的人际关系、企业人才培养、学习新技能、保持身体健康等；C类事件不重要但很紧急，如：接待不速之客、接电话、出席一些会议、写一些报告等；D类事件既不紧急又不重要，如看报纸、看电视连续剧、闲聊等。

不同类的事情要如何去安排，如何加以调整和运用？这些事情让你去做一个什么样的人，有四种可以参考：一种认为每样事情都很重要，很紧迫，这是压力人（A类）的体现；一种认为应该有条不紊、有条有理的完成工作，做一个从容不迫的人（B类）；一种认为千万不要去做那种很紧急、但不重要的事情的人，是一个没有用的人(C类)；最后一种，你总在应付一些杂事，但这些事情又不重要又不紧急，称为赖人（D类）。注重哪一类事务，你可能就会称为哪一类人。

但现实生活中，我们一般不可能是ABCD类中的一种，事实上是错综复杂的，可能对于ABCD类的事件的时间分配存在差异而已，具统计普通人和高效能人士对事件的时间安排如下：

图3-X 普通人与高效能人士的时间安排

图3-X按照80/20原则普通人时间管理柏拉图

图3-X按照80/20原则高效能人士时间管理柏拉图

所以，人生失败与成功，从长远的角度看就是你的视野和高度，如果你总是做紧急但不重要的事情，我们就会碌碌而为，其实也是我们众生的体现，当然包含我自己；而对于有长远规划的人生或者事件，我们把主要精力放在上面，就会成就不一样的人生和一件重大事件的成功。

3.5.2 GTD时间管理

GTD （ Getting Things Done），翻译过来就是“把事情做完”，是一个管理时间的方法。这个工具在时间管理的领域拥有极高的影响力，可以说是一个一整套方法工具的集合，属于时间管理的高级工具。其包含五个阶段：

²  收集阶段：填充工作篮

收集阶段就是要帮助你把所有的工作量全部列出来，同时让你清楚“隧道的终点”在哪里。

²  处理阶段：清空工作篮

清空工作篮并不是要去全部把事情做完，而是去确定每一项工作的内容和实质，就是给每个任务打上标签，并判断出下一步的具体措施，我们要判断出哪些任务需要马上去做？哪些任务需要延后处理？哪些任务需要委托别人？只有对所有的任务打上标签，才能有条不紊的去处理。

²  管理阶段：建立好清单

在处理阶段，我们对各个任务进行了判定，也就是打了标签，下面要对各种任务放入不同的清单系统里。一般有四种清单：愿望清单、等待清单、项目清单、执行清单。

²  检查阶段：回过头看看

检查阶段非常重要，回过头看看，哪些任务完成了？哪些任务遇到困难了？任务进行到什么程度了？哪些任务需要调整？检查可以优化我们的时间管理系统，进而提升工作效率。

²  行动阶段：选最佳方案

执行就是按照行动清单和日历进行任务的处理，通常需要考虑：环境、时间、精力及重要性。

图3-X   GTD时间管理方法

3.5.2 番茄工作法的掌握

前面讲述了时间矩阵优先安排，是对于我们对事件重要程度的看法和如何分配时间进行处理相应的事情。下面介绍如何管理时间，在有效的时间内有效率的进行工作，方法有多种，可能因人而已，番茄工作法就是其中一种简单易行的时间管理方法。

²  番茄工作法的定义

番茄工作法，简单地说，就是把工作时间划分为多个番茄时间。一个番茄时间包含两个部分：25分钟的工作学习和5分钟的休息。工作学习时间专注于工作学习，中途不允许做任何与该任务无关的事情，直到该25分钟结束，然后短暂休息5分钟。

²  3.2 番茄工作法的实施步骤

实施番茄工作法的规则和具体步骤如下：

STEP1：每天开始的时候规划今天要完成的几项任务，将任务逐项写在列表里（或记在软件的清单里）

STEP2：设定你的番茄钟（定时器、软件、闹钟等），时间是25分钟。

STEP3：开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃或提醒（25分钟到）。

STEP4：停止工作，并在列表里该项任务后画个X。

STEP5：休息3~5分钟，活动、喝水、方便等等。

STEP6：开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到完成该任务，并在列表里将该任务划掉。

每四个番茄钟后，休息25分钟。在某个番茄钟的过程里，如果突然想起要做什么事情，那么：a）非得马上做不可的话，停止这个番茄钟并宣告它作废（哪怕还剩5分钟就结束了），去完成这件事情，之后再重新开始同一个番茄钟；b）不是必须马上去做的话，在列表里该项任务后面标记一个逗号（表示打扰），并将这件事记在另一个列表里（比如叫“计划外事件”），然后接着完成这个番茄钟。